Se ha publicado el Real Decreto que regula los requisitos técnicos y de información del sistema español de factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales; los requisitos exigibles a las plataformas de intercambio de facturas electrónicas, entre ellos, los de interoperabilidad e interconexión mínima entre éstas; así como la regulación de los distintos estados de las facturas y el establecimiento de determinadas obligaciones de suministro de información.
Los aspectos más importantes de la normativa son:
1º. Obligación de expedir factura electrónica por las operaciones realizadas entre empresarios y profesionales: Los empresarios y profesionales que estén obligados a expedir y entregar factura por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, deberán hacerlo en formato electrónico cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que tenga en España la sede de su actividad económica, o tenga en España un establecimiento permanente o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual, siempre que se trate de operaciones que tengan por destinatarios a dicha sede, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual.
2º. Excepciones a la obligación de factura electrónica entre empresas y profesionales: Se exceptúan de la obligación de expedir, transmitir y entregar factura en formato electrónico las operaciones que se documenten a través de facturas simplificadas a menos que se trate de facturas simplificadas cualificadas (con datos fiscales del destinatario).
3º. Como se podrá hacer una factura electrónica: mediante plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas, mediante la solución pública de facturación electrónica o mediante la combinación de ambas vías.
Los empresarios y profesionales obligados a emitir y recibir facturas electrónicas deberán hacerlo a través de una de las vías que forman parte del sistema español de factura electrónica señaladas en el párrafo anterior, o una combinación de las mismas.
4º. Repositorio en Hacienda de las facturas electrónicas: Los empresarios o profesionales obligados a emitir y recibir facturas electrónicas, que no utilicen la solución pública de facturación electrónica para emitir sus facturas, estarán obligadas a remitir simultáneamente a su emisión una copia electrónica fiel de cada factura en la sintaxis UBL a la citada solución pública. Dichas copias quedarán marcadas claramente como tales en la solución pública de facturación electrónica.
5º. Publicación del punto de entrada de las facturas por parte de las empresas: Los empresarios y profesionales que hayan decidido recibir sus facturas electrónicas, total o parcialmente, a través de una plataforma privada de intercambio de facturas electrónicas, deberán hacer público su punto o puntos de entrada de facturas electrónicas en todas sus comunicaciones con otros empresarios y profesionales y, en caso de tenerla, en su página web. En caso de que los empresarios y profesionales no hayan identificado públicamente su punto de entrada de facturas electrónicas se entenderá que su punto de entrada es la solución pública de facturación electrónica
6º. Firma digital en las facturas: Todas las facturas electrónicas emitidas por medio de plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas deberán estar firmadas con firma electrónica avanzada.
7º. Identificación de la factura electrónica: Todas las facturas electrónicas deberán identificarse con un código único, contenido en un solo campo o en una concatenación de campos de la factura, y que necesariamente incluirá el número de identificación fiscal del emisor; el número y serie de la factura y la fecha de expedición de la factura.
8º. Obligaciones de los receptores de la factura (las empresas cliente).
Los clientes deberán informar al obligado a expedir la factura electrónica de los siguientes estados de la factura:
a) Aceptación o rechazo comercial de la factura y fecha en que se produce.
b) Pago efectivo completo de la factura y su fecha efectiva de pago. 2. Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados, sin que ello altere el cálculo del plazo de pago de la factura:
a) Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y fecha en que se produce.
b) Pago parcial de la factura, importe pagado y fecha en que se produce.
c) Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.
La información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha en que se produce el estado que se informa en cada caso.
9º. Solución pública de facturación electrónica: La Agencia Estatal de Administración Tributaria pondrá en marcha una solución pública de facturación electrónica.
10º. Obligación de información del pago de la factura a la solución pública de facturación electrónica: Es obligatoria la comunicación del pago efectivo completo de las facturas o la comunicación de su rechazo a la solución pública de facturación electrónica por parte de los empresarios, personas físicas o jurídicas, y los profesionales destinatarios de las facturas electrónicas, independientemente de si se ha utilizado la solución pública de facturación electrónica o una plataforma privada de intercambio de facturas electrónicas o de si se han remitido también los estados de la factura a través de estas últimas. En ausencia de rechazo de la factura o de una factura rectificativa posterior, se presumirá que las facturas son aceptadas.
Los destinatarios de las facturas electrónicas deberán informar el pago efectivo completo de cada factura recibida y no rechazada por el destinatario, así como la fecha efectiva de dicho pago, mediante el uso de un servicio electrónico de comunicación de pagos que proporcionará la solución pública de facturación electrónica, en un plazo máximo de 4 días naturales desde dicha fecha efectiva del pago, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales. Asimismo, deberán informar la fecha de vencimiento del plazo de pago. Los destinatarios de las facturas podrán incluir en la comunicación de pago la información relativa a la fecha de recepción de las mercancías o de la prestación de los servicios, o bien la fecha de recepción de la factura
11º. Puesta en funcionamiento de la solución pública de facturación electrónica. La solución pública de facturación electrónica deberá estar disponible para los empresarios y profesionales obligados a emitir y recibir facturas electrónicas al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva de la nueva normativa.
12º. Fecha inicio del cómputo del plazo para el pago: En aquellos contratos en los que se hubiera fijado un plazo de pago, el inicio del cómputo de plazo de pago será el día de la recepción de la factura electrónica.
13º. Plazos para cumplir la obligación de comunicar el estado de la factura para empresas cuyo volumen de facturación no supere los 8 millones de euros: será una vez transcurridos 12 meses desde la obligación de expedir facturas electrónicas.
14º. Entrada en vigor de las nuevas obligaciones: desde que se publique la normativa que regule técnicamente su aplicación, las empresas que facturen más de 8 millones de euros tendrán un año y el resto dos años a partir de dicho momento.